Project Document Controller | technische omgeving

Hou jij van structuur, overzicht en administratie die tot in de puntjes klopt? 

Voor onze klant zoeken we een Project Document Controller die ervoor zorgt dat documentatie correct, volledig en op het juiste moment beschikbaar is.

Een rol met veel coördinatie, opvolging en stakeholdercontact, waarbij je een belangrijke schakel vormt tussen projectteams, interne diensten en externe partners in een technische & nucleaire omgeving. 

Wat ga je doen?

Als Project Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren, opvolgen en coördineren van documentstromen binnen verschillende projecten.

Je zorgt ervoor dat documenten correct worden ingediend, gereviewd, goedgekeurd en vrijgegeven volgens de geldende procedures.

Concreet betekent dit onder andere:

• Beheren en opvolgen van het Document Management Systeem (DMS)
• Opzetten en optimaliseren van documentflows binnen projecten
• Beheren van toegangsrechten en bevoegdheden binnen het systeem
• Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringsprocessen
• Centraliseren en registreren van projectdocumentatie
• Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen
• Controleren van documenten op vormvereisten, structuur en volledigheid
• Toezien op correcte naamgeving en documentstandaarden
• Ondersteunen van interne en externe audits door de juiste documentatie beschikbaar te maken
• Ondersteunen van projectleiders bij documentatieplanning en rapportering
• Signaleren van knelpunten, risico's en mogelijke verbeteringen binnen documentbeheer
• Daarnaast ben je ook een belangrijk aanspreekpunt voor collega's, projectteams en externe partners wanneer er vragen zijn rond documentatie, processen of systemen.
• Je volgt actief op waar documenten vastlopen en zorgt ervoor dat de juiste stakeholders tijdig in actie komen.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die graag structuur brengt in complexe omgevingen en energie haalt uit het bewaken van kwaliteit, opvolging en administratieve processen.

Je hoeft geen inhoudelijke technische expert te zijn, maar je voelt je wel comfortabel in een technische projectomgeving waar nauwkeurigheid belangrijk is.

Daarnaast herken je jezelf idealiter in onderstaande:

• Ervaring binnen documentbeheer, technische administratie of projectondersteuning
• Sterk organisatorisch en administratief inzicht
• Oog voor detail en nauwkeurigheid
• Vlotte communicatie met verschillende stakeholders
• Proactieve ingesteldheid en durft mensen aan te spreken wanneer opvolging nodig is
• Interesse in processen, systemen en documentbeheer
• Goede kennis van MS Office
• Ervaring met een Document Management Systeem (DMS) is een mooie plus

Als consultant bij USG Professionals:

Je komt bij ons in dienst met een contract van onbepaalde duur en werkt op externe projecten bij onze klanten.

Wat zit er voor jou in?

• Een bruto maandloon dat afgestemd is op jouw ervaring, en dat in lijn ligt met onze andere consultants 
• Netto onkostenvergoeding
• Bedrijfswagen met tankkaart of een mobiliteitsbudget
• Maaltijdcheques (€8), groeps -en hospitalisatieverzekering en een GSM abonnement
• Eindejaarspremie
• Benefits at Work toegang
• Sport -en cultuurcheques + eco cheques

Maar minstens even belangrijk zijn jouw groei en welzijn:

• Toegang tot een breed gamma opleidingen zowel intern als extern op je project 
• Regelmatige check-ins en sparringmomenten met jouw HR Business Partner
• Een netwerk van onze andere consultants waar je op kan terugvallen
• Teambuildings en events
• Een 2-daagse bootcamp bij opstart om goed te landen

Werk je liever als freelancer?

Dan zorgen wij ervoor dat jij je kan focussen op je project, en niet op de rompslomp errond. 

Wat je van ons mag verwachten:

• Projecten die aansluiten bij jouw expertise en verwachtingen
• Transparante en vlotte opvolging van je facturatie/administratie via onze USG Easy App
• Check-in momenten met een vaste HR Business Partner 

USG Professionals verbindt de expertise en ambities van hoogopgeleide professionals met de uitdagingen van klanten, in zes verschillende vakgebieden: Engineering, Science, ICT, HR, Legal en Finance. We helpen onze klanten bij tijdelijke noden (outsourcing) en bij de vaste invulling van openstaande posities (Werving & Selectie).